На някои от вас в ежедневието им се налага да общуват в бизнес средите в писмена форма – оферти до клиенти, меморандуми до изпълнителни директори, доклади, имейли между колеги и т.н. Там езикът като цяло трябва да е по-официален, а изказът ясен и директен. Може би си мислите, че владеете това „изкуство“ до съвършенство, но все пак от време на време е добре да си опреснявате знанията. Ако пък не сте запознати с темата, тук е мястото да го направите.
Бизнес комуникацията ви ще е много по-ефективна, ако знаете как да се изразявате по интересен и интелигентен начин. Това ще ви отличи от останалите. Може да имате велики идеи, но ако не знаете как да ги поднесете на света, никой няма да се заинтересова от тях. Умението за писане не е нещо, с което се раждаме, а нещо, което култивираме през годините.
Преди да се присегнете към клавиатурата, помислете добре какво искате да кажете. Голяма част от хората не го правят, а просто оставям мисълта им да тече, докато пишат. Така се получават много повторения, отклонения от темата и слабо структурирани изречения. Общо взето не става ясно на отсрещната страна както е искал да каже авторът на текста. Ето защо трябва да се помисли каква е целта на това, което пишете, и как да го предадем по възможно най-разбираемия начин.
Трябва да забравите това, на което са ви учили в училище. Да, за съжаление е така. В писането за бизнес цели трябва да сте директни и веднага да минете на въпроса. Смята се за грешно да отложиш съществената част за средата на текста. Така пестите и времето на читателя, казвайки му още в началото каква е целта ти. Важната част на посланието ти трябва да е поместена в първите 150 думи на написаното. Това начало трябва да е грабващо, за да предизвика интерес.
Използване на повече думи от необходимото е излишно, затова и изреченията трябва да са кратки. Това се прави с цел да не отклонявате вниманието на читателя от основната тема. Използвайте повече глаголи вместо съществителни – например „споразумявам се“ вместо „стигам до споразумение“. Не усложнявайте и удължавайте изказа.
Жаргонните думи също нямат място в бизнес съдържанието. Те не добавят никаква стойност и ви карат да изглеждате несериозни. Не се съветва да използвате и прекалено сложни термини, когато не е необходимо, само за да „блеснете“ със знанията си. Използвайте нормална и по-разбираема дума.
Последният прочит на написаното е задължителен. Той е проверка както на смисъла, така и на правилната пунктуация. Даже може да прочетете какво сте написали 2-3 пъти преди да го изпратите, все пак вие носите отговорност за него и трябва да се уверите, че е по правилата.
