Дори и с ясни длъжностни характеристики, ще дойде момент, в който хората в екипите ще ви бъдат изправени пред ситуации, за които няма написан дори един ред в длъжностната им характеристика. Затова и няма смисъл
Дори и с ясни длъжностни характеристики, ще дойде момент, в който хората в екипите ще ви бъдат изправени пред ситуации, за които няма написан дори един ред в длъжностната им характеристика. Затова и няма смисъл характеристиките да са особено изчерпателни, просто защото е невъзможно да обхванат винаги всичко. Практически е невъзможно да уловите напълно бъдещите нужди на бизнеса, а оттам и бъдещите неща, които хората ще трябва да правят.
Фокусът ви следва да е не върху конкретиката на действията, а върху гъвкавостта и готовността на хората да могат да се справят с всичко, което предстои.
Липсата на гъвкавост и готовност за промяна ще подготви членовете на екипа ви да станат изящни музейни експонати в музея на самодоволството и следването на процедури. В този музей има много експонати и малко посетители.
Тези гъвкавост и готовност, на първо място, трябва да са част от нашата лидерска идентичност, до степен до която, когато някой каже „нова промяна“, вие чувате само „нова възможност“. Нищо повече.
Типичната грешка, която мениджърите допускат при разпределение на нови задачи, е да решават самостоятелно кой какво ще прави, без да интегрират хората си в процеса. Появяването на нови задачи е чудесна възможност да въведете демокрация за взимане на решения. И след това – диктатура в изпълнението им.
Моето предложение е в следната хронология: Много по-удачно е да се питат самите хора как да бъде направено разпределението на работата и да е ясно още от началото – тяхното мнение е важно, но не е определящо. Правото за финалното решение как да се случи разпределението принадлежи на този, който би понесъл най-голямата болка, ако нещата не се случат както трябва.
Няколко помощни въпроса, които могат да ви помогнат да калибрирате външните изисквания и задачи на екипа към настоящия капацитет и ресурсно обезпечаване.
1. Какво означава ефективно разпределение на задачите за нас?
Тук оставете хората да ви изненадат с креативността си. За някого, ефективно разпределение може да означава всички да работят еднакво дълго време. За някой друг точно обратното – всички да работят различно индивидуално, но да свършват едно и също количество работа.
2. По скалата от 1 до 10, доколко ефективно е настоящето разпределение на работата?
3. Къде искаме да бъдем на скалата на ефективно разпределение?
4. Какво стои между мястото, където искаме да бъдем и мястото, където сме в момента?
5. Какво е необходимо да променим, за да достигнем до желаната точка за ефективно разпределение в работата?
6. Кой ще направи Какво и Кога?
И за финал – не е ваша задача да разпределяте задачите самостоятелно, но е ваша роля да фасилитирате процеса заедно с ключовите заинтересовани лица и накрая да създадете яснота и да изисквате ангажираност за изпълнение.